Akten Aufbewahrungsfristen
Wann was mit Augustin vernichtet werden darf.
Die Aufbewahrungsfristen für Akten.
Das Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtet Kaufleute zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen (§§ 238, 257, 261 HGB). Aus steuerlichen Gründen haben alle Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft die Aufbewahrungsvorschriften nach § 147
Abgabenordnung (AO) zu erfüllen.
Neben den o.g. Vorschriften finden sich weitere unterschiedliche Regelungen zu den Aufbewahrungsfristen in diversen Gesetzen und Verordnungen so z.B.:
- Produkthaftungsgesetz ProdHaftG
- Steuerrecht EStG, KStG, GewStG
- Zivilrecht BGB, ZPO
- Aktiengesetz AktG
- Banken- und Versicherungsgesetz
- Beamtenrecht
- Röntgenverordnung RöV
- Verordnung über Entsorgungsfachbetriebe EfbV
- Strahlenschutzverordnung StrlSchV
Die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften zur Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen und zur Aufbewahrung von Schriftgut stimmen nur zum Teil überein. Aus steuerlichen Gründen sind sämtliche Geschäftsunterlagen und sonstige Unterlagen (wie z.B. DVD Datenträger und Mikrofilme) aufzubewahren, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Die handelsrechtlichen Vorschriften haben damit für die betriebliche Praxis nicht die Bedeutung, wie sie den steuerrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften zukommt. Im Folgenden werden daher vornehmlich die steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen dargestellt. Darüber hinaus ist zu beachten, dass die Aufbewahrungsfrist gem. der Abgabenordnung (§147) mit dem Schluss des Kalenderjahres beginnt, in dem der Jahresabschluss aufgestellt worden ist. Daraus ergibt sich, dass die Aufbewahrungsfrist aller zum Jahresabschluss gehörenden Unterlagen ebenfalls mit dem Schluss des Kalenderjahres beginnt, in dem der Jahresabschluss erstellt wurde.
Kürzere Aufbewahrungsfristen nach Bürokratieentlastungsgesetz IV
Zum 01. Januar 2025 ist das vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) in Kraft getreten. Dadurch haben sich die gesetzlichen Vorgaben zur Aufbewahrung von Unterlagen geändert. Die Fristen werden verkürzt und Unternehmen erhalten mehr Flexibilität bei der Dokumentenverwaltung.
Was ist das BEG IV?
Das BEG IV (Bürokratieentlastungsgesetz) zielt darauf ab, den Bürokratieaufwand für Unternehmen zu reduzieren und Prozesse effizienter zu gestalten. Eine zentrale Änderung betrifft die Verkürzung der Aufbewahrungsfristen für steuerlich relevante Unterlagen.
Was ändert sich bei den Aufbewahrungsfristen?
Seit Januar 2025 gilt für Buchungsunterlagen eine neue Aufbewahrungsfrist von nur noch 8 Jahren. Bisher waren es 10 Jahre. Die neue Regelung ermöglicht Unternehmen, alte Unterlagen früher zu vernichten. Unterlagen wie Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse usw. bleiben von den Regelungen ausgenommen und müssen weiterhin 10 Jahre aufbewahrt werden. Es besteht trotzdem weiter Unsicherheit Obwohl das BEG IV rechtsgültig verabschiedet wurde, zeigen sich Steuerberater, Industrie- und Handelskammern sowie viele Unternehmen zurückhaltend bei der praktischen Umsetzung der neuen Regelung. Die genaue Anwendung der verkürzten Fristen ist im letzten Detail nicht abschließend geklärt.
Klar ist, dass Sie Eingangs- und Ausgangsrechnungen nur noch 8 Jahre aufbewahren müssen. (Ausgenommen sind Rechnungen, die Anlagegüter betreffen, die einer Abschreibung unterliegen.) Damit schafft die neue Regelung in jedem Falle eine gute Möglichkeit, Platz in Ihrem Archiv zu schaffen!
Wir sorgen dafür, dass Ihre alten Akten oder Datenträger fachgerecht entsorgt werden. Dafür sind wir zertifiziert.
| Kategorie | Gesetzliche Aufbewahrungsfrist (Jahre) | Die Unterlagen der folgenden Jahrgänge können ab 01. Januar 2025 vernichtet werden |
| A | ||
| An-, Ab- und Ummeldungen der AOK und Ersatzkassen | 06 | 2019 |
| Angebotsunterlagen, die nicht zum Auftrag geführt haben | 0 | / |
| Angebotsunterlagen, die zum Auftrag geführt haben | 06 | 2019 |
| Anlagevermögen | 08 | 2017 |
| Anlageverzeichnisse | 08 | 2017 |
| Anträge auf Arbeitnehmersparzulage | 06 | 2019 |
| Anwesenheitsliste (z.B. Stempelkarten) soweit für Lohnbuchhaltung erforderlich | 08 | 2017 |
| B | ||
| Bankauszüge, Bankbelege | 08 | 2017 |
| Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung | 08 | 2017 |
| Belastungsanzeigen (intern und extern) | 08 | 2017 |
| Belege, Sammelbelege, Beleglisten soweit Buchungsunterlagen | 08 | 2017 |
| Bestell- und Auftragsunterlagen | 06 | 2019 |
| Beteiligungsunterlagen | 08 | 2017 |
| Betriebsabrechnungsbögen | 08 | 2017 |
| Betriebskostenabrechnungen | 08 | 2017 |
| Betriebstagebücher (EfbV) | 05 | 2020 |
| Bewirtungsunterlagen | 08 | 2017 |
| Bilanzen | 08 | 2017 |
| Bilanzen und Bilanzanlagen | 08 | 2017 |
| Buchungsanweisungen | 08 | 2017 |
| Bürgschaftsinformationen (nach Vertragsende) | 06 | 2019 |
| D | ||
| Darlehensunterlagen | 08 | 2017 |
| Dateien (soweit Verfahrensdokumentationen) (§ 47 AO) | 08 | 2017 |
| Dauerauftragsunterlagen | 06 | 2019 |
| Debitorenbuchhaltung | 08 | 2017 |
| Depotbücher, Depotauszüge und Depotbestätigungen | 08 | 2017 |
| Doppelbesteuerungsunterlagen | 06 | 2019 |
| E | ||
| EDV-Unterlagen, soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich (z. B. Ablaufdiagramme, Blockdiagramme und ähnliche Organisationsbeschreibungen) | 08 | 2017 |
| Effektenkassenquittungen, Effektenempfangsbescheinigungen (soweit Buchungsbelege), Effektenb. | 08 | 2017 |
| Einheitswertunterlagen | 08 | 2017 |
| E-Mails mit steuerrelevantem Inhalt | 08 | 2017 |
| Essenmarkenabrechnungen | 08 | 2017 |
| F | ||
| Fahrtkostenerstattungsunterlagen | 08 | 2017 |
| Frachtbriefe | 08 | 2017 |
| Freistempelabrechnungen | 08 | 2017 |
| G | ||
| Gebäude- und Grundstücksunterlagen (Bauakten, Baupläne, Schätzungen, Genehmigungen, Abrechnungen über Anschaffungs- oder Herstellungskosten), soweit Inventar | 08 | 2017 |
| Gehaltslisten | 08 | 2017 |
| Geschäftsberichte | 08 | 2017 |
| Geschäftsbriefe | 06 | 2019 |
| Geschenknachweise | 08 | 2017 |
| Gesellschafterversammlung /-beschlüsse (Protokolle und sonstige Unterlagen) | 08 | 2017 |
| Gewinn- und Verlustrechnungen | 08 | 2017 |
| Grundbuch- und Journalblätter, wenn Inventare | 08 | 2017 |
| Gründungsakten der Gesellschaft | 08 | 2017 |
| Gutachten | 08 | 2017 |
| Gutschriften, Gutschriftsanzeigen | 08 | 2017 |
| H | ||
| Handelsbriefe | 06 | 2019 |
| Handelsbücher | 08 | 2017 |
| Hauptbücher | 08 | 2017 |
| Hauptversammlungen (Beschlüsse, Protokolle, sonstige Unterlagen) | 08 | 2017 |
| I | ||
| Inkassobücher, -karteien, -quittungen | 08 | 2017 |
| Inventare, Inventarnachweise | 08 | 2017 |
| Inventurunterlagen für Bilanzierungszwecke | 08 | 2017 |
| J | ||
| Jahresabschluss | 08 | 2017 |
| Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften | 08 | 2017 |
| Journale für Hauptbuch und Kontokorrent | 08 | 2017 |
| K | ||
| Kassenberichte | 08 | 2017 |
| Kassenbücher und -blätter | 08 | 2017 |
| Kassenzettel | 08 | 2017 |
| Kontenpläne und -änderungen | 08 | 2017 |
| Kontoauszüge | 08 | 2017 |
| Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte | 08 | 2017 |
| Kostenträgerrechnungen | 08 | 2017 |
| Krankenhaus-Buchführungsunterlagen | 08 | 2017 |
| Kreditorenbuchhaltung | 08 | 2017 |
| L | ||
| Lastschriftanzeigen | 08 | 2017 |
| Lieferscheine, wenn Buchungsunterlagen | 08 | 2017 |
| Lohnkontenarten | 08 | 2017 |
| Lohnlisten | 08 | 2017 |
| Lohnsteuer-Jahresausgleichsunterlagen (für Arb./Angest.) | 08 | 2017 |
| M | ||
| Mahnvorgänge | 06 | 2019 |
| Maschinenkarteikarten (Inventur) | 08 | 2017 |
| Mietverträge (nach Vertragsende) | 06 | 2019 |
| N | ||
| Nebenbücher | 08 | 2017 |
| O | ||
| Offenbarungseidanträge | 06 | 2019 |
| P | ||
| Pachtverträge (nach Vertragsende) | 06 | 2019 |
| Patente und Patentunterlagen, nach Ablauf des Patents | 06 | 2019 |
| Patientenakten (Krankengeschichte) ambulant und stationär | 30 | 1995 |
| Pensionskassenunterlagen | 08 | 2017 |
| Personalunterlagen | 06 | 2019 |
| Pfändungsunterlagen | 08 | 2017 |
| Prämienunterlagen, z. B. über Versicherungsprämien, soweit Buchungsunterlagen | 08 | 2017 |
| Provisionsabrechnungen mit Unterlagen | 08 | 2017 |
| Prüfungsberichte des Abschlussprüfers | 08 | 2017 |
| Q | ||
| Qualitätsmanagement-Unterlagen | 08 | 2017 |
| Quittungen, wenn Buchungsunterlagen | 08 | 2017 |
| R | ||
| Rechnungen und Rechnungsunterlagen | 08 | 2017 |
| Rechtsstreitfälle mit allen Unterlagen, Klageakten – nach Verfahrensabschluss | 06 | 2019 |
| Reisekostenabrechnungen | 08 | 2017 |
| Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) | 08 | 2017 |
| S | ||
| Saldenbilanzen | 08 | 2017 |
| Saldenlisten | 08 | 2017 |
| Scheck- und Wechselunterlagen | 08 | 2017 |
| Schriftwechsel | 06 | 2019 |
| Schriftwechsel (auch innerbetrieblich) | 06 | 2019 |
| Sozialversicherungsunterlagen | 06 | 2019 |
| Spendenbescheinigungen | 08 | 2017 |
| Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenaufnahmen-RöV)* | 08 | 2017 |
| Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenbehandlung-RöV)* | 30 | 1995 |
| Strahlenschutzbelehrungen (RöV)* | 30 | 1995 |
| Strahlenschutzgesundheitsakte (RöV)* | 30 | 1995 |
| Strahlenschutzmessergebnisse (RöV)* | 30 | 1995 |
| T | ||
| Telefonkostennachweise | 08 | 2017 |
| U | ||
| Überstundenlisten | 08 | 2017 |
| Unterlagen über dubiose Forderungen, Dubiosenbücher | 08 | 2017 |
| V | ||
| Vermögensverzeichnis | 08 | 2017 |
| Versand- und Frachtunterlagen | 08 | 2017 |
| Versorgungsunterlagen, soweit Buchungsunterlagen | 08 | 2017 |
| VwL-Unterlagen | 08 | 2017 |
| W | ||
| Wareneingangs- und -ausgangsbücher | 08 | 2017 |
| Wechsel | 08 | 2017 |
| Z | ||
| Zessionen | 08 | 2020 |
| Zinsabrechnungen | 08 | 2020 |
| Alle Angaben sind ohne Gewähr |
*) § 28 (3) RöV : Aufzeichnungen über Röntgenbehandlungen sind 30 Jahre lang nach der letzten Behandlung aufzubewahren.
Röntgenbilder und die Aufzeichnungen über Röntgenuntersuchungen sind zehn Jahre lang nach der letzten Untersuchung
aufzubewahren. Die Aufzeichnungen von Röntgenuntersuchungen einer Person, die das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet hat, sind
bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres dieser Person aufzubewahren. …….