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Akten Aufbewahrungsfristen

Wann was mit Augustin vernichtet werden darf.

Die Aufbewahrungsfristen für Akten.

Das Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtet Kaufleute zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen (§§ 238, 257, 261 HGB). Aus steuerlichen Gründen haben alle Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft die Aufbewahrungsvorschriften nach § 147
Abgabenordnung (AO) zu erfüllen.

Neben den o.g. Vorschriften finden sich weitere unterschiedliche Regelungen zu den Aufbewahrungsfristen in diversen Gesetzen und Verordnungen so z.B.:

  • Produkthaftungsgesetz ProdHaftG
  • Steuerrecht EStG, KStG, GewStG
  • Zivilrecht BGB, ZPO
  • Aktiengesetz AktG
  • Banken- und Versicherungsgesetz
  • Beamtenrecht
  • Röntgenverordnung RöV
  • Verordnung über Entsorgungsfachbetriebe EfbV
  • Strahlenschutzverordnung StrlSchV

Die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften zur Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen und zur Aufbewahrung von Schriftgut stimmen nur zum Teil überein. Aus steuerlichen Gründen sind sämtliche Geschäftsunterlagen und sonstige Unterlagen (wie z.B. DVDatenträger und Mikrofilme) aufzubewahren, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Die handelsrechtlichen Vorschriften haben damit für die betriebliche Praxis nicht die Bedeutung, wie sie den steuerrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften zukommt. Im Folgenden werden daher vornehmlich die steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen dargestellt. Darüber hinaus ist zu beachten, dass die Aufbewahrungsfrist gem. der Abgabenordnung (§147) mit dem Schluss des Kalenderjahres beginnt, in dem der Jahresabschluss aufgestellt worden ist. Daraus ergibt sich, dass die Aufbewahrungsfrist aller zum Jahresabschluss gehörenden Unterlagen ebenfalls mit dem Schluss des Kalenderjahres beginnt, in dem der Jahresabschluss erstellt wurde.

Wir sorgen dafür, dass Ihre alten Akten oder Datenträger fachgerecht entsorgt werden. Dafür sind wir zertifiziert.

Zur Aktenvernichtung
KategorieGesetzliche Aufbewahrungsfrist (Jahre)Die Unterlagen der folgenden Jahrgänge
können ab 01. Januar 2024 vernichtet werden
A
An-, Ab- und Ummeldungen der AOK und Ersatzkassen062018
Angebotsunterlagen, die nicht zum Auftrag geführt haben0/
Angebotsunterlagen, die zum Auftrag geführt haben062018
Anlagevermögen082016
Anlageverzeichnisse082016
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage062018
Anwesenheitsliste (z.B. Stempelkarten) soweit für Lohnbuchhaltung erforderlich082016
B
Bankauszüge, Bankbelege082016
Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung082016
Belastungsanzeigen (intern und extern)082016
Belege, Sammelbelege, Beleglisten soweit Buchungsunterlagen082016
Bestell- und Auftragsunterlagen062018
Beteiligungsunterlagen082016
Betriebsabrechnungsbögen082016
Betriebskostenabrechnungen082016
Betriebstagebücher (EfbV)052019
Bewirtungsunterlagen082016
Bilanzen082016
Bilanzen und Bilanzanlagen082016
Buchungsanweisungen082016
Bürgschaftsinformationen (nach Vertragsende)062018
D
Darlehensunterlagen082016
Dateien (soweit Verfahrensdokumentationen) (§ 47 AO)082016
Dauerauftragsunterlagen062018
Debitorenbuchhaltung082016
Depotbücher, Depotauszüge und Depotbestätigungen082016
Doppelbesteuerungsunterlagen062018
E
EDV-Unterlagen, soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich (z. B. Ablaufdiagramme,
Blockdiagramme und ähnliche Organisationsbeschreibungen)		082016
Effektenkassenquittungen, Effektenempfangsbescheinigungen (soweit Buchungsbelege), Effektenb.082016
Einheitswertunterlagen082016
E-Mails mit steuerrelevantem Inhalt082016
Essenmarkenabrechnungen082016
F
Fahrtkostenerstattungsunterlagen082016
Frachtbriefe082016
Freistempelabrechnungen082016
G
Gebäude- und Grundstücksunterlagen (Bauakten, Baupläne, Schätzungen, Genehmigungen,
Abrechnungen über Anschaffungs- oder Herstellungskosten), soweit Inventar		082016
Gehaltslisten082016
Geschäftsberichte082016
Geschäftsbriefe062018
Geschenknachweise082016
Gesellschafterversammlung /-beschlüsse (Protokolle und sonstige Unterlagen)082016
Gewinn- und Verlustrechnungen082016
Grundbuch- und Journalblätter, wenn Inventare082016
Gründungsakten der Gesellschaft082016
Gutachten082016
Gutschriften, Gutschriftsanzeigen082016
H
Handelsbriefe062018
Handelsbücher082016
Hauptbücher082016
Hauptversammlungen (Beschlüsse, Protokolle, sonstige Unterlagen)082016
I
Inkassobücher, -karteien, -quittungen082016
Inventare, Inventarnachweise082016
Inventurunterlagen für Bilanzierungszwecke082016
J
Jahresabschluss082016
Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften082016
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent082016
K
Kassenberichte082016
Kassenbücher und -blätter082016
Kassenzettel082016
Kontenpläne und -änderungen082016
Kontoauszüge082016
Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte082016
Kostenträgerrechnungen082016
Krankenhaus-Buchführungsunterlagen082016
Kreditorenbuchhaltung082016
L
Lastschriftanzeigen082016
Lieferscheine, wenn Buchungsunterlagen082016
Lohnkontenarten082016
Lohnlisten082016
Lohnsteuer-Jahresausgleichsunterlagen (für Arb./Angest.)082016
M
Mahnvorgänge062018
Maschinenkarteikarten (Inventur)082016
Mietverträge (nach Vertragsende)062018
N
Nebenbücher082016
O
Offenbarungseidanträge062018
P
Pachtverträge (nach Vertragsende)062018
Patente und Patentunterlagen, nach Ablauf des Patents062018
Patientenakten (Krankengeschichte) ambulant und stationär301994
Pensionskassenunterlagen082016
Personalunterlagen062018
Pfändungsunterlagen082016
Prämienunterlagen, z. B. über Versicherungsprämien, soweit Buchungsunterlagen082016
Provisionsabrechnungen mit Unterlagen082016
Prüfungsberichte des Abschlussprüfers082016
Q
Qualitätsmanagement-Unterlagen082016
Quittungen, wenn Buchungsunterlagen082016
R
Rechnungen und Rechnungsunterlagen082016
Rechtsstreitfälle mit allen Unterlagen, Klageakten – nach Verfahrensabschluss062018
Reisekostenabrechnungen082016
Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen)082016
S
Saldenbilanzen082016
Saldenlisten082016
Scheck- und Wechselunterlagen082016
Schriftwechsel062018
Schriftwechsel (auch innerbetrieblich)062018
Sozialversicherungsunterlagen062018
Spendenbescheinigungen082016
Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenaufnahmen-RöV)*082016
Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenbehandlung-RöV)*301994
Strahlenschutzbelehrungen (RöV)*301994
Strahlenschutzgesundheitsakte (RöV)*301994
Strahlenschutzmessergebnisse (RöV)*301994
T
Telefonkostennachweise082016
U
Überstundenlisten082016
Unterlagen über dubiose Forderungen, Dubiosenbücher082016
V
Vermögensverzeichnis082016
Versand- und Frachtunterlagen082016
Versorgungsunterlagen, soweit Buchungsunterlagen082016
VwL-Unterlagen082016
W
Wareneingangs- und -ausgangsbücher082016
Wechsel082016
Z
Zessionen082019
Zinsabrechnungen082019
Alle Angaben sind ohne Gewähr

*) § 28 (3) RöV : Aufzeichnungen über Röntgenbehandlungen sind 30 Jahre lang nach der letzten Behandlung aufzubewahren.
Röntgenbilder und die Aufzeichnungen über Röntgenuntersuchungen sind zehn Jahre lang nach der letzten Untersuchung
aufzubewahren. Die Aufzeichnungen von Röntgenuntersuchungen einer Person, die das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet hat, sind
bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres dieser Person aufzubewahren. …….