Akten Aufbewahrungsfristen

Wann was mit Augustin vernichtet werden darf.

Die Aufbewahrungsfristen für Akten.

Das Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtet Kaufleute zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen (§§ 238, 257, 261 HGB). Aus steuerlichen Gründen haben alle Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft die Aufbewahrungsvorschriften nach § 147
Abgabenordnung (AO) zu erfüllen.

Neben den o.g. Vorschriften finden sich weitere unterschiedliche Regelungen zu den Aufbewahrungsfristen in diversen Gesetzen und Verordnungen so z.B.:

  • Produkthaftungsgesetz ProdHaftG
  • Steuerrecht EStG, KStG, GewStG
  • Zivilrecht BGB, ZPO
  • Aktiengesetz AktG
  • Banken- und Versicherungsgesetz
  • Beamtenrecht
  • Röntgenverordnung RöV
  • Verordnung über Entsorgungsfachbetriebe EfbV
  • Strahlenschutzverordnung StrlSchV

Die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften zur Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen und zur Aufbewahrung von Schriftgut stimmen nur zum Teil überein. Aus steuerlichen Gründen sind sämtliche Geschäftsunterlagen und sonstige Unterlagen (wie z.B. DVDatenträger und Mikrofilme) aufzubewahren, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Die handelsrechtlichen Vorschriften haben damit für die betriebliche Praxis nicht die Bedeutung, wie sie den steuerrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften zukommt. Im Folgenden werden daher vornehmlich die steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen dargestellt. Darüber hinaus ist zu beachten, dass die Aufbewahrungsfrist gem. der Abgabenordnung (§147) mit dem Schluss des Kalenderjahres beginnt, in dem der Jahresabschluss aufgestellt worden ist. Daraus ergibt sich, dass die Aufbewahrungsfrist aller zum Jahresabschluss gehörenden Unterlagen ebenfalls mit dem Schluss des Kalenderjahres beginnt, in dem der Jahresabschluss erstellt wurde.

Wir sorgen dafür, dass Ihre alten Akten oder Datenträger fachgerecht entsorgt werden. Dafür sind wir zertifiziert.

KategorieGesetzliche Aufbewahrungsfrist (Jahre)Die Unterlagen der folgenden Jahrgänge
können ab 01. Januar 2022 vernichtet werden
A
An-, Ab- und Ummeldungen der AOK und Ersatzkassen062015
Angebotsunterlagen, die nicht zum Auftrag geführt haben0/
Angebotsunterlagen, die zum Auftrag geführt haben062015
Anlagevermögen102011
Anlageverzeichnisse102011
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage062015
Anwesenheitsliste (z.B. Stempelkarten) soweit für Lohnbuchhaltung erforderlich102011
B
Bankauszüge, Bankbelege102011
Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung102011
Belastungsanzeigen (intern und extern)102011
Belege, Sammelbelege, Beleglisten soweit Buchungsunterlagen102011
Bestell- und Auftragsunterlagen062015
Beteiligungsunterlagen102011
Betriebsabrechnungsbögen102011
Betriebskostenabrechnungen102011
Betriebstagebücher (EfbV)052016
Bewirtungsunterlagen102011
Bilanzen102011
Bilanzen und Bilanzanlagen102011
Buchungsanweisungen102011
Bürgschaftsinformationen (nach Vertragsende)062015
D
Darlehensunterlagen102011
Dateien (soweit Verfahrensdokumentationen) (§ 47 AO)102011
Dauerauftragsunterlagen062015
Debitorenbuchhaltung102011
Depotbücher, Depotauszüge und Depotbestätigungen102011
Doppelbesteuerungsunterlagen062015
E
EDV-Unterlagen, soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich (z. B. Ablaufdiagramme,
Blockdiagramme und ähnliche Organisationsbeschreibungen)
102011
Effektenkassenquittungen, Effektenempfangsbescheinigungen (soweit Buchungsbelege), Effektenb.102011
Einheitswertunterlagen102011
E-Mails mit steuerrelevantem Inhalt102011
Essenmarkenabrechnungen102011
F
Fahrtkostenerstattungsunterlagen102011
Frachtbriefe102011
Freistempelabrechnungen102011
G
Gebäude- und Grundstücksunterlagen (Bauakten, Baupläne, Schätzungen, Genehmigungen,
Abrechnungen über Anschaffungs- oder Herstellungskosten), soweit Inventar
102011
Gehaltslisten102011
Geschäftsberichte102011
Geschäftsbriefe062015
Geschenknachweise102011
Gesellschafterversammlung /-beschlüsse (Protokolle und sonstige Unterlagen)102011
Gewinn- und Verlustrechnungen102011
Grundbuch- und Journalblätter, wenn Inventare102011
Gründungsakten der Gesellschaft102011
Gutachten102011
Gutschriften, Gutschriftsanzeigen102011
H
Handelsbriefe062015
Handelsbücher102011
Hauptbücher102011
Hauptversammlungen (Beschlüsse, Protokolle, sonstige Unterlagen)102011
I
Inkassobücher, -karteien, -quittungen102011
Inventare, Inventarnachweise102011
Inventurunterlagen für Bilanzierungszwecke102011
J
Jahresabschluss102011
Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften102011
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent102011
K
Kassenberichte102011
Kassenbücher und -blätter102011
Kassenzettel102011
Kontenpläne und -änderungen102011
Kontoauszüge102011
Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte102011
Kostenträgerrechnungen102011
Krankenhaus-Buchführungsunterlagen102011
Kreditorenbuchhaltung102011
L
Lastschriftanzeigen102011
Lieferscheine, wenn Buchungsunterlagen102011
Lohnkontenarten102011
Lohnlisten102011
Lohnsteuer-Jahresausgleichsunterlagen (für Arb./Angest.)102011
M
Mahnvorgänge062015
Maschinenkarteikarten (Inventur)102011
Mietverträge (nach Vertragsende)062015
N
Nebenbücher102011
O
Offenbarungseidanträge062015
P
Pachtverträge (nach Vertragsende)062015
Patente und Patentunterlagen, nach Ablauf des Patents062015
Patientenakten (Krankengeschichte) ambulant und stationär301991
Pensionskassenunterlagen102011
Personalunterlagen062015
Pfändungsunterlagen102011
Prämienunterlagen, z. B. über Versicherungsprämien, soweit Buchungsunterlagen102011
Provisionsabrechnungen mit Unterlagen102011
Prüfungsberichte des Abschlussprüfers102011
Q
Qualitätsmanagement-Unterlagen102011
Quittungen, wenn Buchungsunterlagen102011
R
Rechnungen und Rechnungsunterlagen102011
Rechtsstreitfälle mit allen Unterlagen, Klageakten – nach Verfahrensabschluss062015
Reisekostenabrechnungen102011
Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen)102011
S
Saldenbilanzen102011
Saldenlisten102011
Scheck- und Wechselunterlagen102011
Schriftwechsel062015
Schriftwechsel (auch innerbetrieblich)062015
Sozialversicherungsunterlagen062015
Spendenbescheinigungen102011
Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenaufnahmen-RöV)*102011
Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenbehandlung-RöV)*301991
Strahlenschutzbelehrungen (RöV)*301991
Strahlenschutzgesundheitsakte (RöV)*301991
Strahlenschutzmessergebnisse (RöV)*301991
T
Telefonkostennachweise102011
U
Überstundenlisten102011
Unterlagen über dubiose Forderungen, Dubiosenbücher102011
V
Vermögensverzeichnis102011
Versand- und Frachtunterlagen102011
Versorgungsunterlagen, soweit Buchungsunterlagen102011
VwL-Unterlagen102011
W
Wareneingangs- und -ausgangsbücher102011
Wechsel102011
Z
Zessionen082016
Zinsabrechnungen082016
Alle Angaben sind ohne Gewähr

*) § 28 (3) RöV : Aufzeichnungen über Röntgenbehandlungen sind 30 Jahre lang nach der letzten Behandlung aufzubewahren.
Röntgenbilder und die Aufzeichnungen über Röntgenuntersuchungen sind zehn Jahre lang nach der letzten Untersuchung
aufzubewahren. Die Aufzeichnungen von Röntgenuntersuchungen einer Person, die das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet hat, sind
bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres dieser Person aufzubewahren. …….