Akten Aufbewahrungsfristen

Wann was mit Augustin vernichtet werden darf.

Die Aufbewahrungsfristen für Akten.

Das Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtet Kaufleute zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen (§§ 238, 257, 261 HGB). Aus steuerlichen Gründen haben alle Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft die Aufbewahrungsvorschriften nach § 147
Abgabenordnung (AO) zu erfüllen.

Neben den o.g. Vorschriften finden sich weitere unterschiedliche Regelungen zu den Aufbewahrungsfristen in diversen Gesetzen und Verordnungen so z.B.:

  • Produkthaftungsgesetz ProdHaftG
  • Steuerrecht EStG, KStG, GewStG
  • Zivilrecht BGB, ZPO
  • Aktiengesetz AktG
  • Banken- und Versicherungsgesetz
  • Beamtenrecht
  • Röntgenverordnung RöV
  • Verordnung über Entsorgungsfachbetriebe EfbV
  • Strahlenschutzverordnung StrlSchV

Die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften zur Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen und zur Aufbewahrung von Schriftgut stimmen nur zum Teil überein. Aus steuerlichen Gründen sind sämtliche Geschäftsunterlagen und sonstige Unterlagen (wie z.B. DVDatenträger und Mikrofilme) aufzubewahren, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Die handelsrechtlichen Vorschriften haben damit für die betriebliche Praxis nicht die Bedeutung, wie sie den steuerrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften zukommt. Im Folgenden werden daher vornehmlich die steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen dargestellt. Darüber hinaus ist zu beachten, dass die Aufbewahrungsfrist gem. der Abgabenordnung (§147) mit dem Schluss des Kalenderjahres beginnt, in dem der Jahresabschluss aufgestellt worden ist. Daraus ergibt sich, dass die Aufbewahrungsfrist aller zum Jahresabschluss gehörenden Unterlagen ebenfalls mit dem Schluss des Kalenderjahres beginnt, in dem der Jahresabschluss erstellt wurde.

Wir sorgen dafür, dass Ihre alten Akten oder Datenträger fachgerecht entsorgt werden. Dafür sind wir zertifiziert.

KategorieGesetzliche Aufbewahrungsfrist (Jahre)Die Unterlagen der folgenden Jahrgänge
können ab 01. Januar 2022 vernichtet werden
A
An-, Ab- und Ummeldungen der AOK und Ersatzkassen062016
Angebotsunterlagen, die nicht zum Auftrag geführt haben0/
Angebotsunterlagen, die zum Auftrag geführt haben062016
Anlagevermögen102012
Anlageverzeichnisse102012
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage062016
Anwesenheitsliste (z.B. Stempelkarten) soweit für Lohnbuchhaltung erforderlich102012
B
Bankauszüge, Bankbelege102012
Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung102012
Belastungsanzeigen (intern und extern)102012
Belege, Sammelbelege, Beleglisten soweit Buchungsunterlagen102012
Bestell- und Auftragsunterlagen062016
Beteiligungsunterlagen102012
Betriebsabrechnungsbögen102012
Betriebskostenabrechnungen102012
Betriebstagebücher (EfbV)052017
Bewirtungsunterlagen102012
Bilanzen102012
Bilanzen und Bilanzanlagen102012
Buchungsanweisungen102012
Bürgschaftsinformationen (nach Vertragsende)062016
D
Darlehensunterlagen102012
Dateien (soweit Verfahrensdokumentationen) (§ 47 AO)102012
Dauerauftragsunterlagen062016
Debitorenbuchhaltung102012
Depotbücher, Depotauszüge und Depotbestätigungen102012
Doppelbesteuerungsunterlagen062016
E
EDV-Unterlagen, soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich (z. B. Ablaufdiagramme,
Blockdiagramme und ähnliche Organisationsbeschreibungen)
102012
Effektenkassenquittungen, Effektenempfangsbescheinigungen (soweit Buchungsbelege), Effektenb.102012
Einheitswertunterlagen102012
E-Mails mit steuerrelevantem Inhalt102012
Essenmarkenabrechnungen102012
F
Fahrtkostenerstattungsunterlagen102012
Frachtbriefe102012
Freistempelabrechnungen102012
G
Gebäude- und Grundstücksunterlagen (Bauakten, Baupläne, Schätzungen, Genehmigungen,
Abrechnungen über Anschaffungs- oder Herstellungskosten), soweit Inventar
102012
Gehaltslisten102012
Geschäftsberichte102012
Geschäftsbriefe062016
Geschenknachweise102012
Gesellschafterversammlung /-beschlüsse (Protokolle und sonstige Unterlagen)102012
Gewinn- und Verlustrechnungen102012
Grundbuch- und Journalblätter, wenn Inventare102012
Gründungsakten der Gesellschaft102012
Gutachten102012
Gutschriften, Gutschriftsanzeigen102012
H
Handelsbriefe062016
Handelsbücher102012
Hauptbücher102012
Hauptversammlungen (Beschlüsse, Protokolle, sonstige Unterlagen)102012
I
Inkassobücher, -karteien, -quittungen102012
Inventare, Inventarnachweise102012
Inventurunterlagen für Bilanzierungszwecke102012
J
Jahresabschluss102012
Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften102012
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent102012
K
Kassenberichte102012
Kassenbücher und -blätter102012
Kassenzettel102012
Kontenpläne und -änderungen102012
Kontoauszüge102012
Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte102012
Kostenträgerrechnungen102012
Krankenhaus-Buchführungsunterlagen102012
Kreditorenbuchhaltung102012
L
Lastschriftanzeigen102012
Lieferscheine, wenn Buchungsunterlagen102012
Lohnkontenarten102012
Lohnlisten102012
Lohnsteuer-Jahresausgleichsunterlagen (für Arb./Angest.)102012
M
Mahnvorgänge062016
Maschinenkarteikarten (Inventur)102012
Mietverträge (nach Vertragsende)062016
N
Nebenbücher102012
O
Offenbarungseidanträge062016
P
Pachtverträge (nach Vertragsende)062016
Patente und Patentunterlagen, nach Ablauf des Patents062016
Patientenakten (Krankengeschichte) ambulant und stationär301992
Pensionskassenunterlagen102012
Personalunterlagen062016
Pfändungsunterlagen102012
Prämienunterlagen, z. B. über Versicherungsprämien, soweit Buchungsunterlagen102012
Provisionsabrechnungen mit Unterlagen102012
Prüfungsberichte des Abschlussprüfers102012
Q
Qualitätsmanagement-Unterlagen102012
Quittungen, wenn Buchungsunterlagen102012
R
Rechnungen und Rechnungsunterlagen102012
Rechtsstreitfälle mit allen Unterlagen, Klageakten – nach Verfahrensabschluss062016
Reisekostenabrechnungen102012
Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen)102012
S
Saldenbilanzen102012
Saldenlisten102012
Scheck- und Wechselunterlagen102012
Schriftwechsel062016
Schriftwechsel (auch innerbetrieblich)062016
Sozialversicherungsunterlagen062016
Spendenbescheinigungen102012
Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenaufnahmen-RöV)*102012
Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenbehandlung-RöV)*301992
Strahlenschutzbelehrungen (RöV)*301992
Strahlenschutzgesundheitsakte (RöV)*301992
Strahlenschutzmessergebnisse (RöV)*301992
T
Telefonkostennachweise102012
U
Überstundenlisten102012
Unterlagen über dubiose Forderungen, Dubiosenbücher102012
V
Vermögensverzeichnis102012
Versand- und Frachtunterlagen102012
Versorgungsunterlagen, soweit Buchungsunterlagen102012
VwL-Unterlagen102012
W
Wareneingangs- und -ausgangsbücher102012
Wechsel102012
Z
Zessionen082017
Zinsabrechnungen082017
Alle Angaben sind ohne Gewähr

*) § 28 (3) RöV : Aufzeichnungen über Röntgenbehandlungen sind 30 Jahre lang nach der letzten Behandlung aufzubewahren.
Röntgenbilder und die Aufzeichnungen über Röntgenuntersuchungen sind zehn Jahre lang nach der letzten Untersuchung
aufzubewahren. Die Aufzeichnungen von Röntgenuntersuchungen einer Person, die das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet hat, sind
bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres dieser Person aufzubewahren. …….