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Akten Aufbewahrungsfristen

Wann was mit Augustin vernichtet werden darf.

Die Aufbewahrungsfristen für Akten.

Das Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtet Kaufleute zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen (§§ 238, 257, 261 HGB). Aus steuerlichen Gründen haben alle Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft die Aufbewahrungsvorschriften nach § 147
Abgabenordnung (AO) zu erfüllen.

Neben den o.g. Vorschriften finden sich weitere unterschiedliche Regelungen zu den Aufbewahrungsfristen in diversen Gesetzen und Verordnungen so z.B.:

  • Produkthaftungsgesetz ProdHaftG
  • Steuerrecht EStG, KStG, GewStG
  • Zivilrecht BGB, ZPO
  • Aktiengesetz AktG
  • Banken- und Versicherungsgesetz
  • Beamtenrecht
  • Röntgenverordnung RöV
  • Verordnung über Entsorgungsfachbetriebe EfbV
  • Strahlenschutzverordnung StrlSchV

Die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften zur Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen und zur Aufbewahrung von Schriftgut stimmen nur zum Teil überein. Aus steuerlichen Gründen sind sämtliche Geschäftsunterlagen und sonstige Unterlagen (wie z.B. DVDatenträger und Mikrofilme) aufzubewahren, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Die handelsrechtlichen Vorschriften haben damit für die betriebliche Praxis nicht die Bedeutung, wie sie den steuerrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften zukommt. Im Folgenden werden daher vornehmlich die steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen dargestellt. Darüber hinaus ist zu beachten, dass die Aufbewahrungsfrist gem. der Abgabenordnung (§147) mit dem Schluss des Kalenderjahres beginnt, in dem der Jahresabschluss aufgestellt worden ist. Daraus ergibt sich, dass die Aufbewahrungsfrist aller zum Jahresabschluss gehörenden Unterlagen ebenfalls mit dem Schluss des Kalenderjahres beginnt, in dem der Jahresabschluss erstellt wurde.

Wir sorgen dafür, dass Ihre alten Akten oder Datenträger fachgerecht entsorgt werden. Dafür sind wir zertifiziert.

KategorieGesetzliche Aufbewahrungsfrist (Jahre)Die Unterlagen der folgenden Jahrgänge
können ab 01. Januar 2023 vernichtet werden
A
An-, Ab- und Ummeldungen der AOK und Ersatzkassen062017
Angebotsunterlagen, die nicht zum Auftrag geführt haben0/
Angebotsunterlagen, die zum Auftrag geführt haben062017
Anlagevermögen102013
Anlageverzeichnisse102013
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage062017
Anwesenheitsliste (z.B. Stempelkarten) soweit für Lohnbuchhaltung erforderlich102013
B
Bankauszüge, Bankbelege102013
Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung102013
Belastungsanzeigen (intern und extern)102013
Belege, Sammelbelege, Beleglisten soweit Buchungsunterlagen102013
Bestell- und Auftragsunterlagen062017
Beteiligungsunterlagen102013
Betriebsabrechnungsbögen102013
Betriebskostenabrechnungen102013
Betriebstagebücher (EfbV)052018
Bewirtungsunterlagen102013
Bilanzen102013
Bilanzen und Bilanzanlagen102013
Buchungsanweisungen102013
Bürgschaftsinformationen (nach Vertragsende)062017
D
Darlehensunterlagen102013
Dateien (soweit Verfahrensdokumentationen) (§ 47 AO)102013
Dauerauftragsunterlagen062017
Debitorenbuchhaltung102013
Depotbücher, Depotauszüge und Depotbestätigungen102013
Doppelbesteuerungsunterlagen062017
E
EDV-Unterlagen, soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich (z. B. Ablaufdiagramme,
Blockdiagramme und ähnliche Organisationsbeschreibungen)
102013
Effektenkassenquittungen, Effektenempfangsbescheinigungen (soweit Buchungsbelege), Effektenb.102013
Einheitswertunterlagen102013
E-Mails mit steuerrelevantem Inhalt102013
Essenmarkenabrechnungen102013
F
Fahrtkostenerstattungsunterlagen102013
Frachtbriefe102013
Freistempelabrechnungen102013
G
Gebäude- und Grundstücksunterlagen (Bauakten, Baupläne, Schätzungen, Genehmigungen,
Abrechnungen über Anschaffungs- oder Herstellungskosten), soweit Inventar
102013
Gehaltslisten102013
Geschäftsberichte102013
Geschäftsbriefe062017
Geschenknachweise102013
Gesellschafterversammlung /-beschlüsse (Protokolle und sonstige Unterlagen)102013
Gewinn- und Verlustrechnungen102013
Grundbuch- und Journalblätter, wenn Inventare102013
Gründungsakten der Gesellschaft102013
Gutachten102013
Gutschriften, Gutschriftsanzeigen102013
H
Handelsbriefe062017
Handelsbücher102013
Hauptbücher102013
Hauptversammlungen (Beschlüsse, Protokolle, sonstige Unterlagen)102013
I
Inkassobücher, -karteien, -quittungen102013
Inventare, Inventarnachweise102013
Inventurunterlagen für Bilanzierungszwecke102013
J
Jahresabschluss102013
Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften102013
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent102013
K
Kassenberichte102013
Kassenbücher und -blätter102013
Kassenzettel102013
Kontenpläne und -änderungen102013
Kontoauszüge102013
Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte102013
Kostenträgerrechnungen102013
Krankenhaus-Buchführungsunterlagen102013
Kreditorenbuchhaltung102013
L
Lastschriftanzeigen102013
Lieferscheine, wenn Buchungsunterlagen102013
Lohnkontenarten102013
Lohnlisten102013
Lohnsteuer-Jahresausgleichsunterlagen (für Arb./Angest.)102013
M
Mahnvorgänge062017
Maschinenkarteikarten (Inventur)102013
Mietverträge (nach Vertragsende)062017
N
Nebenbücher102013
O
Offenbarungseidanträge062017
P
Pachtverträge (nach Vertragsende)062017
Patente und Patentunterlagen, nach Ablauf des Patents062017
Patientenakten (Krankengeschichte) ambulant und stationär301993
Pensionskassenunterlagen102013
Personalunterlagen062017
Pfändungsunterlagen102013
Prämienunterlagen, z. B. über Versicherungsprämien, soweit Buchungsunterlagen102013
Provisionsabrechnungen mit Unterlagen102013
Prüfungsberichte des Abschlussprüfers102013
Q
Qualitätsmanagement-Unterlagen102013
Quittungen, wenn Buchungsunterlagen102013
R
Rechnungen und Rechnungsunterlagen102013
Rechtsstreitfälle mit allen Unterlagen, Klageakten – nach Verfahrensabschluss062017
Reisekostenabrechnungen102013
Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen)102013
S
Saldenbilanzen102013
Saldenlisten102013
Scheck- und Wechselunterlagen102013
Schriftwechsel062017
Schriftwechsel (auch innerbetrieblich)062017
Sozialversicherungsunterlagen062017
Spendenbescheinigungen102013
Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenaufnahmen-RöV)*102013
Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenbehandlung-RöV)*301993
Strahlenschutzbelehrungen (RöV)*301993
Strahlenschutzgesundheitsakte (RöV)*301993
Strahlenschutzmessergebnisse (RöV)*301993
T
Telefonkostennachweise102013
U
Überstundenlisten102013
Unterlagen über dubiose Forderungen, Dubiosenbücher102013
V
Vermögensverzeichnis102013
Versand- und Frachtunterlagen102013
Versorgungsunterlagen, soweit Buchungsunterlagen102013
VwL-Unterlagen102013
W
Wareneingangs- und -ausgangsbücher102013
Wechsel102013
Z
Zessionen082018
Zinsabrechnungen082018
Alle Angaben sind ohne Gewähr

*) § 28 (3) RöV : Aufzeichnungen über Röntgenbehandlungen sind 30 Jahre lang nach der letzten Behandlung aufzubewahren.
Röntgenbilder und die Aufzeichnungen über Röntgenuntersuchungen sind zehn Jahre lang nach der letzten Untersuchung
aufzubewahren. Die Aufzeichnungen von Röntgenuntersuchungen einer Person, die das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet hat, sind
bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres dieser Person aufzubewahren. …….